福岡のWeb・マーケティング
AIを導入すれば業務が楽になる——とは限りません。私は中小企業のWebと業務まわりの支援をしていますが、現場でうまくいったのは「AIで解決した」案件より、むしろAIという看板を使わずに業務を軽くした案件のほうが多い、というのが正直な実感です。
この記事では、実際にあった一つの事例をそのままお伝えします。「AIで何とかする」より前に考えるべきことがある、という話です。
実例：紙の入会申込書を、紙のまま残して自動化した
ある会社は、入会の管理をすべて紙でおこなっていました。入会希望者の流れは二つ。①申込書の紙を当日そのまま持参する、②紙を写真に撮ってメールで送る——この二本立てです。
相談を受けたとき、ありがちな提案はこうです。「紙をやめて、全部データ管理にしましょう」。でも、この会社にとって紙で管理する運用は、変えたくない文化でした。長年そのやり方で回っていて、現場もそれで困っていない。ここを無理に変えると、かえって混乱します。
そこで変えたのは、二つのうち②の「写真メール」だけです。写真を送ってもらう代わりに、Webフォームに入力してもらう形に置き換えました。そして——ここが肝心なのですが——フォームに入力された内容が、紙の入会申込書とまったく同じレイアウトに自動で流し込まれ、会社はそれをそのまま印刷できるようにしました。
使ったのはGAS（Googleの自動化スクリプト）です。写真をAIに読み取らせて文字起こしする、という発想ではありません。そもそも入口をフォームにしてしまえば、画像認識という難しくて不確かな工程は、まるごと要らなくなります。会社から見れば、これまでどおり紙の申込書が手元に届く。変わったのは、その紙が「手書きの写真」から「印刷された整った書類」になっただけです。
なぜ「AIで解決」を最初に考えると失敗するのか
この案件をもしAIで解こうとすると、どうなるか。写真の文字をAIで認識させ、読み取り精度を検証し、間違いを人がチェックする工程を足し……と、業務の形そのものを作り替える方向に進みます。手段が大掛かりになるほど、現場に新しい負担が増えていきます。
私が施策を設計するとき常に意識しているのは、新しい仕組みを入れるときに経営者や現場の仕事を増やさないことです。良し悪しは効果だけでなく、「使う人の手間が減るか」で測る。AIは商品ではなく武器です。武器から先に選ぶと、その武器に合わせて業務のほうを歪めることになります。
✕ AIを看板に始める
「AIで解決」から入る
→ 業務の形を変える前提になる
→ 現場が使いこなせず放置
→ 導入費だけが残る
◯ 業務設計から始める
今の運用（紙など）を変えない
→ 面倒な入口だけを自動化
→ 現場の手間はむしろ減る
→ 使われ続ける仕組みになる
ここを分けて考えると、中小企業でAIやツールが「効く業務」と「無駄になりやすい業務」の輪郭が見えてきます。
効く業務と、無駄になりやすい業務の見分け方
判断の手順は、いつも同じ順番でたどります。難しく考える必要はありません。
- 今の運用を変えずに、面倒な一手間だけ消せないかを最初に考える（今回のフォーム化がこれ）
- それで解けないときにはじめてAIを検討する——文章の下書き、要約、大量の仕分けなど、人がやると時間がかかる作業
- 導入したら現場の手間が増えていないかを必ず確認する。増えているなら、設計のほうが間違っている
問いの立て方を変えるだけで、答えが変わります。「この業務、AIで何とかできないか」ではなく「この業務の形を変えずに、面倒な一手間だけ消せないか」。後者から入ると、たいてい安く、静かに解決します。
誤解のないように：AIが不要という話ではない
正直に言えば、これは「AIは要らない」という話ではありません。文章の下書きや要約、大量のデータの仕分けのように、AIが明確に効く業務は確かにあります。ただしそこでも成果を分けるのは、道具の性能よりも指示の出し方（設計）です。高性能なAIを入れても、曖昧な指示からは曖昧な答えしか返りません。
大切なのは順番です。まず業務の形を見て、変えずに済ませられないかを考える。次に、それでも残る面倒を、AIという武器で削る。この順番を逆にした瞬間に、AIは「入れたけれど楽にならないもの」に変わってしまいます。
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